特定個人情報等を記載した八千代市教育・保育給付認定申請書の紛失について

特定個人情報等を記載した八千代市教育・保育給付認定申請書の紛失について

　八千代市役所子ども保育課において，特定個人情報等を記載した「八千代市教育・保育給付認定申請書」（以下「申請書」という。）を紛失する事案が発生しました。

1．件数

　　1件（1世帯3名分）

2．紛失した特定個人情報等

　　個人番号，氏名，住所，生年月日，続柄，性別，年齢

紛失に関する経緯　

1．令和5年3月24日，市内幼稚園から子ども保育課に入園予定児童の「八千代市教育・保育給付認定申請書（以下「申請書」という。）を提出されたが，この児童が市内保育園に在園中で解除処理が必要であったため，受理した幼稚園担当子ども保育課職員Ａから保育園担当子ども保育課職員Ｂを経由して保育園担当子ども保育課職員Ｃに申請書を手渡した。職員Ｃは解除処理に必要な書類が不足していたことから処理を保留しました。

2．令和5年3月下旬，職員Ａが職員Ｃに申請書の所在を確認したところ，紛失していることが判明しましたが，上司への報告が適切に行われていませんでした。

3．令和5年5月15日，発見には至らないことから，申請書の再作成を保護者へ依頼することを職員Ａが市内幼稚園に指示しました。

4．令和5年5月30日保護者から市へ電話連絡があり，職員Ａは紛失の発生および経緯を上司に報告し，紛失していたことを組織として把握しました。

現在の状況および今後の対応について

　令和5年5月30日，保護者から市へ電話連絡があった際，職員Ａから紛失したことを認め経緯の説明と謝罪を行い，31日は子ども保育課長から，6月2日子ども部長から紛失した経緯の説明と謝罪を改めて行いました。
　今後は，職員への個人情報保護に対する重要性の認識を深めること，個人情報の記載がある書類は，定められた場所に保管することを徹底し，再発防止に努めます。
　また，事案が発生した場合，速やかに上司等へ報告することを徹底いたします。